Als voorzitter zit je de bestuursvergaderingen en de algemene leden vergaderingen voor en ben je het boegbeeld van de vereniging. Het voorzitten van dit soort vergaderingen vergt een goede voorbereiding. De functie van voorzitter omvat echter veel meer dan vergaderingen voorzitten. Als voorzitter moet je binnen de vereniging je bezighouden met alles wat er speelt.

Als voorzitter houd je jezelf voornamelijk met de volgende dingen bezig:

1. Overzicht houden over de lopende zaken
2. Knelpunten signaleren en verbeteren
3. Vergaderingen voorbereiden en leiden
4. Mensen steunen waar nodig 

Overzicht houden over de lopende zaken

Overzicht houden doe je door een duidelijke en complete agenda te maken voor de bestuursvergaderingen. Daarnaast moet je ook de jaarplanning in de gaten houden. Jij bent ervoor verantwoordelijk dat deze jaarplanning ook nageleefd wordt. Overleg met je bestuursleden en het afstemmen van je vergaderingen op de jaarplanning is hierbij dan ook erg belangrijk.

Overleg en communicatie als voorzitter zijn belangrijke eigenschappen. Je moet interesse hebben in waarmee andere mensen bezig zijn en goed kunnen luisteren. Hierdoor kun je ook knelpunten eerder signaleren en oplossen. Daarnaast ben je als voorzitter ook veel bezig met het in de gaten houden van mailverkeer. Hieruit kun je goed afleiden waar iedereen mee bezig is. De secretaris is door de post/mail ook op de hoogte van wat er allemaal gebeurd, dus houd korte lijntjes met deze persoon.

Naast de dingen die in de vergadering aan bod komen is het jouw taak om nieuwe dingen aan te dragen en vooruit te denken. Voor het bedenken van nieuwe onderwerpen is het belangrijk dat je veel op activiteiten komt en weet hoe jouw vereniging in elkaar zit. 

Knelpunten signaleren en verbeteren

Tijdens je bestuursjaar zul je dingen tegenkomen die niet opschieten, niet lukken of niet lekker lopen. Het is natuurlijk de bedoeling dit soort dingen te herkennen, zo ver mogelijk van te voren, en gezamenlijk op te lossen. In dit soort gevallen moet je bedenken dat je een team vormt met jouw bestuur en dat je elkaar moet helpen. Het is hier belangrijk dat je open staat voor andere meningen, goed kan luisteren naar mensen en je in kan leven in de situatie van je medebestuursleden.

Vergaderingen voorbereiden en leiden

De agenda voor een bestuursvergadering doe je aan de hand van de notulen en agenda van vorige vergadering, de jaarplanning en wat er tijdens de week naar voren is gekomen.

Jij moet de vergaderingen in de goede banen leiden, zodat er beslissingen worden genomen en mensen niet stranden in nodeloos geneuzel. Dit betekend niet dat jij het hoogste woord moet hebben in elke discussie, maar vooral moet zorgen dat iedereen gehoord word.

Elke voorzitter leidt vergaderingen weer op een andere manier. Je kan autoritair zijn of juist niet, maar zorg vooral dat je het voortouw niet uit handen geeft. Een goede dosis humor komt zeker van pas als voorzitter. Het kan irritaties weghalen of voorkomen, terwijl je toch de regie in handen houd.

Mensen steunen waar nodig

Dit is misschien wel het belangrijkste wat je doet als voorzitter. Vergaderingen duren maar een paar uur, maar het bestuur draait de hele week door. Omdat je als het goed is weet wat er allemaal gebeurd binnen je bestuur, weet je ook wanneer mensen hulp nodig hebben. Het is belangrijk dat je kan meedenken over een oplossing of hulp kan bieden, zonder je eigen stempel er direct op te zetten, poldermodellen hoog!  

Basketball Vereniging Bourgondië

Het Bestuur van BV Bourgondië